個人情報等管理規則
一般社団法人日本遠隔医療学会個人情報等管理規則
（目的）
第1条 本規則は、一般社団法人日本遠隔医療学会（以下、本会）における個人情報および特定個人情報（以下、個人情報等）の適切な収集・利用・管理を実現し、以て本会の適正かつ円滑な運営を実現することを目的とする。
（個人情報・特定個人情報の定義）
第２条 本規則でいう、個人情報・特定個人情報とは以下の各事項とする。
（１）個人情報：会員および役員に関わる以下の項目
ア．氏名
イ．住所
ウ．生年月日
（２）特定個人情報：報酬・謝金等の支払い対象者に関わる以下の項目
ア．氏名
イ．住所
ウ．生年月日
エ．個人番号
オ．個人番号収集の際に提示を求めた番号確認および本人確認資料
カ．金融機関口座情報（金融機関名、支店名、口座種別、口座番号）
２．情報の形態は、電子データ、紙データを問わない。
（適用範囲）
第３条 本規則は、別途定める場合を除き、原則として本会のあらゆる活動に適用する。
（個人情報等の収集）
第４条 本会は、以下の方法で個人情報等を収集する。
（１）会員および役員の個人情報は、本人の申告により収集する。
（２）報酬・謝金等の支払い対象者の個人情報は、本人からの申告により収集する。
２．会員および役員並びに報酬・謝金等の支払い対象者は、本会に対し、所定の方法で特定個人情報を提出しなければならない。また、これら対象者は、特定個人情報に変更が生じた場合には、速やかに本会に通知するものとする。
（個人番号および本人確認）
第５条 個人番号の収集に当たっては、以下の方法により、番号確認および本人確認を行う。
（１）番号確認は、以下の書類のいずれかひとつの提示による。
ア．個人番号カード
イ．個人番号通知書
ウ．個人番号の記載された住民票
（２）本人確認は、以下の書類のいずれかひとつの提示による。
ア．個人番号カード
イ．運転免許証
ウ．パスポート
２．番号および本人確認は、対面または書類の郵送による。上記書類は写しの提示で可とする。
３．上記本人確認書類が提示されない場合には、内閣府のガイドラインに従い、本人確認を実施する。
４．電子メール等による上記書類写しデータの伝送は、行ってはならない。
（個人情報等の利用）
第６条 本会は、収集した個人情報等を以下の目的で使用する。
（１）会員および役員への書類・刊行物等の送付、連絡
（２）報酬・謝金等の支払い対象者への書類の送付、連絡
（３）役員の選任手続きおよび法務局における登記
（４）報酬・謝金等の支払いに関わる税務関連業務および関連当局への届け出
（５）司法当局からの命令への対応
（６）その他、理事会の承認を得た場合
２．本会は、特定非営利活動法人日本遠隔医療協会を含む他の団体・組織に収集した個人情報等を提供してはならない。
３．本会は、関係法令および個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」（http://www.ppc.go.jp/legal/policy/）に従い、個人情報等の適正な取り扱いに努める。
（個人情報等の管理）
第７条 本会は、収集した特定個人情報を安全に管理する。
２．特定個人情報は、鍵のかかる保管庫に保管するものとする。
（個人情報等管理状況の監査）
第８条 監事は、年に１回特定個人情報の保管管理の状況を監査し、理事会に報告するものとする。
（守秘義務）
第９条 本会業務に携わる者は、業務に従事しなくなった後も含め、個人情報等に関し守秘義務を負う。
（個人情報等の廃棄）
第１０条 退会した会員および退任した役員の個人情報は、退会後５年間は保管し、その後安全な方法で廃棄する。
２．報酬・謝金等の支払い対象者の特定個人情報は、その必要がなくなったのち５年間は保管し、その後安全な方法で廃棄する。
（本規則の改廃）
第１１条 本規則の改廃は、理事会の決議によるものとする。
（付則）
関係法令およびこの規則に定めのない事項については、理事会で決定する。
２. 本規則は、平成２８年２月１９日より施行する。〔平成２８年２月１９日通信理事会にて制定〕
【付表】
関係法令における、個人情報・特定個人情報の定義
| 個人情報 | 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。 【番号法第２条第３項、個人情報保護法第２条第１項】 |
|---|---|
| 個人番号 | 番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第５１条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号）。 【番号法第２条第５項】 |
| 特定個人情報 | 個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第５１条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く）をその内容に含む個人情報をいう。 【番号法第２条第８項】 |
〔平成28年2月19日通信理事会にて制定〕